Para que a troca de informação na logística internacional seja realizada de forma clara entre o importador /exportador e o despachante aduaneiro, é necessário que seja feito um follow-up entre os envolvidos na cadeia de suprimentos.

Esse procedimento é um excelente aliado para a transparência das relações, assim como tem extrema importância para o sucesso nas negociações operacionais no comércio exterior.

O acompanhamento poderá ser no meio digital e melhora o desempenho da equipe, mostrando os dados analisados e eliminando a dependência de terceiros na obtenção de informação.

Neste texto você conhecerá melhor o conceito e a importância de manter um controle dos passos de suas movimentações, quais são as vantagens desse acompanhamento e em quais etapas se estabelece a movimentação da sua carga.

A clareza na comunicação entre os parceiros é fundamental para o sucesso operacional e no processo de coleta de dados referentes aos embarques, permitindo uma boa troca de informações na cadeia logística.

O que é follow-up?

A expressão follow-up quer dizer “fazer o acompanhamento”. Ou seja, significa fazer uma avaliação do que já foi realizado pelo monitoramento de algo, para que se obtenha uma resposta com o resultado desejado.

Sendo um acompanhamento muito utilizado nas áreas comerciais e de compras, permite dar continuidade em um relacionamento profissional favorável com o intuito de facilitar o trabalho em processos futuros.

Funciona como um instrumento de rastreamento fundamental na globalização dos mercados comerciais, nos quais normalmente é difícil identificar os insumos e as circunstâncias em que são realizadas as etapas de importação e de exportação.

Utilizar o follow-up na logística internacional é dar continuidade no relacionamento comercial e profissional na área de compras, junto dos seus fornecedores, na busca pela compreensão do prazo de entrega, satisfação com o serviço, dentre outros.

Em síntese, o conceito de follow-up é saber o que está sendo rastreado, de onde vem o produto e para onde ele será enviado.

Vantagens do uso do follow-up na logística internacional

Essa modalidade de monitoramento nas operações logísticas é vantajosa pois:

• auxilia na automação do acompanhamento das cargas;
• melhora a forma de conduzir as atividades; e
• fortalece a confiança no relacionamento entre os parceiros operacionais.

O cliente bem-informado já é um bom passo a ser estabelecido e traz o diferencial da empresa diante de seus concorrentes no segmento. Assim, o consumidor fica satisfeito com os serviços prestados logo no início da negociação e durante o monitoramento do embarque.

Os benefícios em utilizar uma planilha organizada de follow-up na logística internacional são muitos, a saber:

• informações individuais e personalizadas;
• relacionamento fortalecido com os fornecedores;
• monitoramento automático e sem erros;
• comunicação fluída sobre as etapas e os processos;
• conhecimento da operação para todos os integrantes da equipe;
• tomada de decisão ágil em parceria com o cliente caso mudem os planos.

Em quais etapas da logística internacional o follow-up é necessário?

Manter o cliente ciente dos passos da operação por meio de um follow-up de sua movimentação trará uma grande satisfação com a prestação do serviço. Ou seja, é um sinal positivo para a negociação seguir com fluidez.

Na maioria das etapas operacionais da logística internacional é necessário que seja efetuado o devido acompanhamento, pois a planilha contém campos que indicam os processos pertinentes da operação, bem como os aspectos inerentes.

Desde o início da operação de movimentação, o monitoramento de embarque deve ter a informação validada para o despachante aduaneiro, que informa tanto quanto é informado sobre as etapas dos processos internacionais.

Dessa maneira, todos os envolvidos ficam sabendo a respeito do que está ocorrendo na operação sem interrupções no trabalho. As atualizações são feitas em tempo real, de modo que seja possível tomar a decisão com agilidade, conjuntamente com o cliente, caso haja algum imprevisto.

O comércio exterior é sempre muito volátil e incerto. Nesse sentido, a execução do follow-up na logística internacional registra as etapas por meio de um monitoramento conciso da movimentação, a fim de que seja mantido o acordo inicial ou identificados os imprevistos e falhas.

Carga pronta

Nesse momento, é preciso ter o conhecimento da carga (BL) pronto para o embarque ou, caso ainda esteja no aguardo da finalização de demanda, para a prontidão.

Com isso, a informação facilitará a contratação do frete internacional, para posteriormente efetuar o Booking e a emissão dos documentos pertinentes nas movimentações.

Licenças de Importação

Nem todos os pedidos de movimentações de cargas precisam de autorizações de orgãos anuentes como Anvisa ou Mapa, mas é importante ficar sempre atento às classificações que exigem licença de importação ou certificados e outros documentos antes do embarque ser iniciado.

Booking

Esta etapa do follow-up na logística internacional significa que as correções foram feitas de acordo com a legislação brasileira, conforme o prazo estipulado, e os documentos exigidos foram analisados como, por exemplo, o Bill of Lading (BL), a Invoice e o Packing List. O resultado é a confirmação da reserva de embarque da mercadoria no próximo navio ou vôo disponível.

Embarque

Depois da confirmação do embarque, com toda a documentação de acordo, será possível acompanhar o embarque internacional da mercadoria, e que o cliente efetue a sua programação com antecedência para o recebimento da carga.

Como aplicar o follow-up nas operações logísticas?

Um bom follow-up na logística internacional deve ser realizado de forma otimizada, por um sistema eficaz de rastreio do processo de movimentação da carga. Desse modo, a parceria da sua empresa com o operador logístico será proativa e conectada à utilização das seguintes técnicas que são essenciais:

• GPS para o acompanhamento do veículo em tempo real;
• Informações apuradas em plataformas de tracking;
• Follow up via diferentes canais de comunicação.

Follow-up e relacionamento com os clientes da logística internacional

Sempre é muito importante dar atenção à experiência do cliente com os serviços prestados pelos parceiros operacionais contratados, pois a fidelização deles se potencializa com o aumento da transparência. Dessa forma, eles se sentem mais seguros por conta da atualização de suas movimentações internacionais realizada por um follow-up organizado e acurado.

Os custos com transporte impactam diretamente as empresas importadoras e exportadoras, e é primordial ter um acompanhamento próximo para evitar que eles saiam de controle.

Serviço logístico de excelência é no Grupo V. Santos

Com o Grupo V. Santos, você tem as melhores soluções em importação, exportação e em logística internacional.

Contratando os nossos serviços, a sua empresa terá vários benefícios que auxiliarão as suas operações no comércio exterior, tais como:

• Soluções logísticas de porta a porta para tornar as operações eficientes;
• Time formado com uma equipe de profissionais qualificados no comércio exterior;
• Redução nos custos operacionais por meio de soluções rápidas e eficazes;
• Gerenciamento de processos com o controle documental em tempo real.

Entre em contato conosco para saber mais como podemos lhe ajudar.